Nieder mit dem Protokollfrust!

Wie eine perfekte Ergebnissicherung gelingt.

Ein Beitrag von

Johannes Weber

für comdico.

Nachtmodus

Der Frust entsteht

Am Anfang mancher Besprechung steht die lästige Frage: „Wer schreibt das Protokoll?“. Am besten der Praktikant, der „soll schließlich was lernen!“. Nach der Sitzung bangt man dann und fragt sich, ob das Protokoll überhaupt kommt. Kurz vor der nächsten Besprechung ist das Protokoll schließlich nach mehreren Korrektur-Rundläufen endlich im E-Mail-Fach. Dann die bittere Erkenntnis: inhaltliche Fehler, teils manipuliert, an manchen Stellen zu kurz, an anderen wiederum zu ausführlich, unklare Aufgabenverteilung oder unverständlich. Und womöglich ist das Ganze noch verlaufsorientiert statt ergebnisfokussiert – am besten mit minutiöser Archivierung aller Toilettengänge. Und schließlich das wenig erquickliche inhaltliche Resümee: Das Protokoll hat inhaltlich nur wenig mit der Sitzung gemein, deren Ergebnisse hier eigentlich abgebildet sein sollten! Trotz eigentlich guter Besprechungsergebnisse ist die Motivation dann weg. Und der Frust da. So oder so ähnlich haben wir fast alle schon negative Erfahrungen mit Protokollen gemacht.


Das gemeinsame Protokolldiktat als Lösung

Die Besprechungstechnik „Gemeinsames Protokolldiktat“ ist ein praxiserprobter Weg, solchen Protokollfrust zu vermeiden. Hierbei nimmt der Protokollant munter an allen Diskussionen innerhalb der Besprechung teil und macht sich dabei zunächst KEINE Notizen. Am Ende eines jeden Tagesordnungspunktes stellt der Besprechungsleiter die Frage an alle, was nun ins Protokoll gehört. Nun liegt es an der Gruppe, die wesentlichen Ergebnisse und Aufgabenverteilungen untereinander abzustimmen und dem Protokollanten zu diktieren. Dieses „Gemeinsame Protokolldiktat“ tippt der Protokollant auf einem Laptop – offen sichtbar für alle Besprechungsteilnehmer z. B. mit Hilfe einer eine Beamerpräsentation. Durch diese Besprechungstechnik hat jeder Teilnehmer einerseits die Gelegenheit mitzuentscheiden, was ins Protokoll kommen soll und was nicht. Anderseits ist aber auch jeder Teilnehmer für sich selbst verantwortlich (getreu Ruth Cohns Kommunikationspostulat „Sei Deine eigene Chairperson!“), am gemeinsamen Formulierungs- und Abstimmungsprozess sich derart zu beteiligen, dass eine eigene Zufriedenheit mit Inhalt, Art und Umfang der gemeinsamen Protokollfassung besteht.
Idealerweise beherrscht der Protokollant nicht nur die genutzte Besprechungssprache sicher in Wort und Schrift, sondern auch beim Tippen das Zehn-Finger-Systems. Um möglichst schnell und zielgerichtet vorzugehen, sollte das Protokoll nicht auf einer leeren Seite begonnen werden. Vielmehr empfiehlt es sich, auf Grundlage der Tagesordnung im Vorfeld der Besprechung eine Tabelle zu erstellen. Die gemeinsamen Beschlusspunkte diktiert die Besprechungsrunde dann z. B. in die Spalten „Was?“, „Wer?“ und „Bis wann?“.

Diese Tabellenform hilft nicht nur während der Besprechung, alle Zuständigkeiten und Zeitplanungen tatsächlich zu benennen, sondern erleichtert auch das rasche Erfassen der Inhalte im Nachgang des Meetings: So wird in der Regel die Spalte „Wer“ am häufigsten gelesen, da jeder diese Spalte nach seinem Namen absucht und somit schnell seine individuellen Aufgaben finden kann. Eine Führungskraft wird noch die Spalte „Bis wann?“ im besonderen Fokus haben und dementsprechend Mitarbeiter direkt ansprechen oder die Tagesordnung neuer Besprechungen an dieser Zeitachse ausrichten.


Wo liegen die Nachteile und Vorteile der Methode?

Zweifelsohne benötigt das Protokolldiktat während der Besprechung zusätzliche Zeit. Dies ist ein Nachteil. Die „verlorene“ Zeit spart man aber hinterher wieder ein, indem keine Protokollkorrekturen notwendig sind. Auch steht dem gegenüber, dass am Ende der Sitzung prägnante Ergebnisse sofort offen visualisiert sind. Dies kann der Besprechungsleiter abschließend zu einer kurzen motivierenden Wiederholung nutzen. Ein unschlagbarer Vorteil der Methode ist weiter, dass am Ende des Meetings der Protokollant das Protokolldiktat sofort und direkt an alle Besprechungsteilnehmer (und ggf. weitere Adressaten) via E-Mail verschicken kann. Somit steigt die Motivation und die Verbindlichkeit der Umsetzung der vereinbarten Arbeitsaufträge. 

Die Vorteile der Methode „Protokolldiktat“ im Überblick:

Bleibt ein Problem?

Die Frage „Wer schreibt das Protokoll?“ ist durch das Protokolldiktat noch nicht gelöst. Allerdings entfällt durch die Methode zumindest die unliebsame Nacharbeit eines klassischen Protokolls. Um nicht gleich zu Beginn der Sitzung Frust durch eine mehr oder weniger unfreiwillige Bestellung des Protokollanten zu erzeugen, empfehlen sich drei Lösungsvarianten:


Zusammenfassung

In Besprechungen hilft die Methode „Gemeinsames Protokolldiktat“, Ergebnisse transparent, verbindlich und inhaltlich korrekt zu sichern.

Johannes Weber

Er lehrt hauptberuflich an der Uni Regensburg. Sein Fokus liegt auf Themen rund um Präsentation und Moderation, insbesondere der Rhetorik im unternehmerischen und juristischen Kontext. Als Rhetoriktrainer vermittelt er erfolgreich, wie man auch schwierige Inhalte verständlich machen kann.

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